4.5 Einkauf organisieren: Nachschub planen, ohne den halben Tag zu verlieren
Von Oliver Preuss | Eiswagenbetreiber seit über 17 Jahren
Einkaufen für einen Eiswagen hat mit einem Familieneinkauf nichts zu tun. Du kaufst regelmäßig große Mengen, du musst den Spagat zwischen Qualität und Wirtschaftlichkeit schaffen – und du hast, wenn du täglich verkaufst, eigentlich gar keine Zeit dafür.
In diesem Artikel zeige ich dir, wie ich meinen Nachschub organisiere: welche Ware ich auf Vorrat halte, welche ich regelmäßig hole, warum feste Liefertage so viel wert sind und was du vor Saisonbeginn rechtzeitig bestellen musst.
Einen „kurzen" Einkauf gibt es nicht
Rechne einmal ehrlich zusammen: Liste schreiben, Hinfahrt, Einkauf, Rückfahrt, Ausladen und Verstauen. Da bist du schnell bei fast zwei Stunden – für einen Einkauf, den du im Kopf als „schnell mal eben" abgespeichert hattest.
An einem Verkaufstag hast du diese zwei Stunden nicht. Und wenn du sie dir nimmst, fehlen sie dir am anderen Ende, meistens bei der Vorbereitung oder beim Feierabend.
Deshalb ist die erste Regel beim Einkauf: so selten wie möglich selbst hinfahren. Die meisten Großhändler bieten Online-Bestellung an. Alles, was du dort bestellen kannst, solltest du auch dort bestellen.
Zwei Warengruppen, zwei Rhythmen
Dein Sortiment zerfällt beim Einkauf in zwei Gruppen, und die behandelst du komplett unterschiedlich.
Lange haltbar: Becher, Löffel, Servietten, Zucker, Toppings, Reinigungsmittel. Das kaufst du auf Vorrat, in größeren Mengen, gebündelt. Das spart dir Versandkosten und vor allem Fahrten.
Frisch und begrenzt haltbar: Milch, Sahne, Früchte. Das brauchst du regelmäßig und in überschaubaren Mengen.
Dein Ziel ist immer dasselbe: genug Vorrat, um nie in Verlegenheit zu kommen – aber nicht so viel, dass etwas verdirbt.
Welche Quelle für welche Ware
Worauf du bei der Auswahl deiner Lieferanten achten solltest, habe ich in einem eigenen Artikel beschrieben. Hier geht es nur um die Zuordnung – was kaufst du wo?
Der Großhandel/Fachhandel ist dein Rückgrat. Dort holst du alles, was regelmäßig läuft: Milch, Zucker, Sahne, Becher, Servietten, Löffel, Toppings. Eine Gewerbekarte brauchst du dafür, und ausreichend Lagerplatz ebenso.
Der Supermarkt ist für Ergänzungen da, nicht für Hauptzutaten. Wenn dir mitten in der Woche etwas ausgeht oder du spontan frisches Obst brauchst, ist er die Rettung. Als Dauerlösung ist er zu teuer.
Bauernmärkte und regionale Erzeuger lohnen sich saisonal. Frische Erdbeeren für deine Becher aus der Region sind nicht nur besser – sie sind auch ein Argument, das du erzählen kannst. Plane sie ein, wenn die Saison es hergibt.
Feste Liefertage sind mehr wert, als du denkst
Das ist einer der Punkte, die meinen Alltag am stärksten entlastet haben.
Mein Außenlager wird immer am selben Wochentag zwischen acht und elf Uhr beliefert. Immer. Dadurch weiß ich, wann ich da sein muss, ich plane meine Touren darum herum, und ich muss nie überlegen, ob heute etwas kommt.
Vereinbare solche festen Liefertage und Zeitfenster mit deinen Lieferanten. Die meisten machen das gern mit, weil es auch ihre Tourenplanung erleichtert. Und du bekommst dafür etwas, das im Saisonbetrieb Gold wert ist: Planbarkeit.
Meine Lagertruhen fülle ich in diesem Rhythmus einmal pro Woche wieder auf. Der Wagen wird täglich bestückt, das Lager wöchentlich – so bleibt der Ablauf immer gleich.
Vor der Saison früher bestellen, als du denkst
Hier machen fast alle Einsteiger denselben Fehler.
Vor Saisonbeginn bestellen alle gleichzeitig. Bei Eisbedarf-Lieferanten kann es dann zu Engpässen kommen. Wer erst zwei Wochen vor dem Start bestellt, bekommt möglicherweise nicht das, was er braucht – oder nicht rechtzeitig.
Dasselbe gilt für alles mit Vorlaufzeit: personalisierte Becher mit deinem Logo, Eissortenschilder für den Wagen, alles, was produziert werden muss. Und auch für Wechselgeld: Deck dich damit ein paar Tage vor dem Saisonstart ein, nicht am Vorabend, wenn die Bank zu hat oder der Kleingeldautomat nicht funktioniert.
Nichts ist ärgerlicher, als am Eröffnungstag ohne Löffel, Servietten oder Wechselgeld dazustehen.
Der Tag vor der ersten Lieferung
Ein technischer Hinweis, der schnell untergeht: Schalte deine Tiefkühltruhen und -schränke mindestens einen Tag vor der ersten Lieferung ein.
Die Geräte brauchen Zeit, um wirklich auf Temperatur zu kommen. Wenn der Lieferant vor der Tür steht und dein Lager noch bei minus fünf Grad liegt, hast du ein Problem.
Wareneingang: kurz prüfen, statt später ärgern
Wenn die Lieferung kommt, gehören zwei Handgriffe dazu: Temperatur prüfen und Verpackung kontrollieren.
Das dauert keine zwei Minuten und erspart dir im Zweifel eine ganze Charge. Außerdem gehört die Dokumentation des Wareneingangs ohnehin zu deinen Pflichten – warum das so ist und wie es sauber läuft, behandle ich in der Kategorie „Recht, Hygiene & Sicherheit".
Ein festes System schlägt ein gutes Gedächtnis
Der wichtigste Satz zum Thema Einkauf lautet: Verlass dich nicht auf dein Gefühl.
Im Mai funktioniert das noch. Im Hochsommer, wenn du sieben Tage die Woche unterwegs bist, abends den Wagen reinigst und morgens wieder losfährst, funktioniert es nicht mehr. Dann vergisst du Dinge – und zwar genau die, die dir am nächsten Tag fehlen.
Was du dafür brauchst:
- ein festes Bestellsystem, das jede Woche gleich abläuft
- Kenntnis deines durchschnittlichen Tages- und Wochenbedarfs
- Mengen, die zu deiner Lagerkapazität passen, nicht zu deinem Optimismus
- eine Anpassung an die Saison, denn dein Bedarf im August ist ein anderer als im Mai
Das klingt nach Bürokratie, ist aber das Gegenteil. Ein System nimmt dir das Nachdenken ab. Genau darum geht es.
Warum das direkt auf deinen Umsatz durchschlägt
Ich habe an anderer Stelle geschrieben, dass ausverkaufte Sorten kein Zeichen eines guten Tages sind, sondern ein Zeichen falscher Planung. Genau hier entscheidet sich das.
Eine Stammkundin, die dreimal hintereinander hört, dass ihre Sorte alle ist, kommt irgendwann nicht mehr ans Fenster. Sie sagt dir nicht, dass sie enttäuscht ist. Sie bleibt einfach weg.
Dein Einkauf ist deshalb keine lästige Nebentätigkeit. Er ist die Voraussetzung dafür, dass dein Versprechen an deine Kunden jeden Tag gilt.
Was bleibt für den Eiswagen-Führerschein?
Im Kurs wird es konkret: Wie du deinen Wochenbedarf tatsächlich berechnest, mit welchen Mengen du im ersten Jahr startest, wie viel Schwund du einplanen musst und wie du dein Bestellsystem aufsetzt, ohne dich zu verzetteln. Das Prinzip kennst du jetzt. Die Zahlen bekommst du dort.
Mein Fazit
Guter Einkauf sieht man nicht. Man merkt ihn nur, wenn er fehlt – an leeren Behältern, an hektischen Zwischenfahrten und an Kunden, die weiterziehen.
Bau dir früh feste Abläufe: Großhandel für das Regelmäßige, feste Liefertage, wöchentliches Auffüllen, rechtzeitige Bestellungen vor der Saison. Wenn diese Struktur einmal steht, läuft sie fast von allein – und du hast den Kopf frei für das, worum es eigentlich geht.
Damit ist diese Kategorie komplett
In dieser Kategorie findest du außerdem Artikel zum Sortiment im Eiswagen, zur Entscheidung zwischen selbstgemachtem und gekauftem Eis, zu Lieferanten für Zutaten und Zubehör sowie zu Toppings, Soßen und Eisspezialitäten.
Wie du aus deinen Einkaufspreisen am Ende einen Verkaufspreis machst, der sich rechnet, steht in der Kategorie „Finanzen, Preise & Businessplan".
Über den Autor
Von Oliver Preuss – seit über 17 Jahren im mobilen Eisverkauf. Gemeinsam mit meiner Frau Judith betreibe ich zwei Eiswagen im Raum Freudenstadt und Calw. Auf EiswagenPro gebe ich weiter, was ich in dieser Zeit gelernt habe – ohne Beschönigung.
Dein nächster Schritt
Wenn du noch am Anfang stehst, hol dir meinen kostenlosen Starter-Guide „Die 5 entscheidenden Schritte zum eigenen Eiswagen".
Im Eiswagen-Führerschein gehe ich mit dir durch, wie du Mengen berechnest, dein Bestellsystem aufbaust und deinen Einkauf so aufstellst, dass er dich nicht auffrisst.
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